Een goede ondernemer zijn betekent niet dat je alles zelf moet doen. Het betekent juist dat je heel goed kunt inschatten welke taken je zelf moet oppakken en welke je beter uit handen kunt geven → kunt delegeren. En nee, dan bedoel ik niet zomaar even iets over de schutting gooien. Werkzaamheden uitbesteden vergt, met name in het begin, wat van je tijd. Het is meer dan alleen taken overdragen. Het is een investering. Waarbij een aantal dingen belangrijk zijn. Hieronder leg ik uit hoe je in 5 stappen efficiënt werk kunt uitbesteden aan een VA
1. Zorg voor duidelijke werkprocessen of wel workflows
2. Zorg dat de opdracht helder is en duidelijk is wat er verwacht wordt
Niets is zo vervelend en tijdrovend als over en weer blijven mailen/appen omdat de VA niet precies weet wat de bedoeling is en de verwachtingen zijn. Leg dus duidelijk uit wat de opdracht/taak inhoudt, hoe het uitgevoerd moet worden en bespreek eventuele doelstellingen en het gewenste resultaat. Hoe helderder dit is hoe groter de kans op succes. Communication is key!
3. Dat de juiste middelen beschikbaar zijn om de opdracht uit te voeren
Een taak kan niet goed uitgevoerd worden wanneer de VA niet over alle informatie en tools beschikt die nodig zijn om het werk te doen. Zorg dus dat je dit beschikbaar stelt en de Virtual Assistant weet waar alle informatie te vinden is. Neem de tijd om dit samen door te nemen en blijf, voor zover mogelijk, ook bereikbaar voor vragen.
4. De juiste persoon voor de opdracht
Klinkt logisch, maar in de praktijk zie je dit nog weleens mis gaan. Het is veel makkelijker om de juiste persoon voor de opdracht te vinden wanneer helder en duidelijk is wat er verwacht wordt. Geef dus voldoende informatie en bespreek verwachtingen en doelen. Daarnaast is het natuurlijk belangrijk dat je een klik hebt met elkaar. Het kan zijn dat er een VA is bij wie je een goed gevoel hebt, maar die misschien wat minder kennis heeft. Als ze graag wil leren en bereid is om hierin te investeren, is ze meer waard dan iemand die die kennis wel heeft maar bij wie je geen klik voelt. Laat je gevoel hierin een belangrijke rol spelen om te voorkomen dat het uiteindelijk niet blijkt te passen.
5. Heb vertrouwen
Een belangrijk ingrediënt van uitbesteden is vertrouwen. Vertrouw erop dat je Virtual Assistant het werk goed kan doen en vertrouw op je eigen beslissing om het werk uit te besteden. Bij vertrouwen hoort ook loslaten. Jij houdt controle, maar je mag er op vertrouwen dat het werk goed uitgevoerd wordt zonder dat je er bovenop zit. Door vertrouwen voelt de persoon die de opdracht uitvoert zich gemotiveerder, verantwoordelijker en waardevoller. Wat meteen zorgt voor een fijnere samenwerking.
Wanneer je bovenstaande kunt afvinken zul je zien dat je veel effectiever en efficiënt werk kunt uitbesteden aan een VA. En heb je jouw investering binnen no time terugverdient, doordat jij vervolgens alle tijd hebt om je te focussen op je kernactiviteiten en de groei van je bedrijf.
Ben jij klaar om uit te besteden nu je weet hoe je dit zo efficiënt mogelijk kunt doen? En wil je de mogelijkheden verkennen van een VA? Neem dan contact met op.